Las diez claves para organizar un evento sostenible

MARÍA EIMIL /

“Notamos un repunte muy grande en el número de eventos corporativos que apuestan por la sostenibilidad”. Son las palabras de Alberto Gómez, coordinador de Eventsost, una plataforma que permite medir la sostenibilidad en eventos y proporciona las herramientas para que las empresas organizadoras puedan compensar el impacto generado.

Cómo elegir la comida para generar la menor huella hídrica posible, con qué obsequiar a los asistentes a un congreso o cómo seleccionar al personal para trabajar en un evento son algunas de las preguntas a las que da respuesta el experto en sostenibilidad, uno de los ponentes del Congreso Nacional OPC Spain, que tuvo lugar en Santiago de Compsotela. Estas son las 10 claves para crear un evento sostenible:

1. Compensar la huella de carbono

“Una convención de empresa deja una huella de carbono de unas 15 toneladas de CO2 (si no hay desplazamiento); un congreso con 100 personas y gente que viene de otras comunidades, en torno a 40 toneladas, mientras que un festival de 25.000 personas con un cartel tipo, genera en torno a 60 toneladas de CO2”.

Para compensar la huella de carbono, desde Eventsost apuestan por “plantar árboles o colaborar con ONGs que plantan árboles en sitios donde la madera crece muy rápido, aunque hay muchas otras formas de hacerlo”.

Pero, además de medir la huella de carbono y tratar de compensarla, hay otros muchos condicionantes que deben tener en cuenta los organizadores de un evento para tratar de generar el menor impacto negativo sobre el medioambiente e influir positivamente en la ciudad o comunidad en la que se realicen.

2. Controlar el consumo de agua

“Si la ternera de tiene una huella hídrica de 18.000 litros por kilo, podemos bajar a cordero, que estaría en torno a 10.000; al cerdo, que está en torno a 6.000 o al pollo, sobre 2.000 litros por kilo”, señala Alberto Gómez.

El responsable de Eventsost apunta que la alimentación es clave, ya que en función de la materia prima que elijas, tendrá mayor o menor huella hídrica (la cantidad de agua dulce que hace falta para producir un buen de consumo).

“Si la ternera de tiene una huella hídrica de 18.000 litros por kilo, podemos bajar a cordero, que estaría en torno a 10.000”

3. Evitar el desperdicio alimentario

Un aspecto a tener en cuenta es la cantidad de comida que se tira en los eventos: “Hay un tabú muy grande de que no se puede donar comida, eso no es verdad. Eso se puede hacer y, de hecho, se está haciendo”. En este sentido, menciona proyectos como Plato Lleno, una plataforma que funciona en Argentina y Uruguay y que conecta a los organizadores de eventos con los comedores sociales. “Funciona perfectamente desde hace años y nadie se intoxica”, subraya. Un ejemplo más cercano es Barcelona comparte la comida, un proyecto que pone en contacto a los organizadores con la ONG Nutrición Sin Fronteras, que va a buscar la comida y la lleva a un comedor social. “Este tipo de cosas se pueden hacer perfectamente”, subraya.

“Hay un tabú muy grande de que no se puede donar comida, eso no es verdad”

Además, en relación con la alimentación, es necesario facilitar menús para las personas veganas o vegetarianas. “A día de hoy si eres vegano llegas a la cena de gala y te encuentras un solomillo con foie y con dos patos encima”, bromea.

4. Minimizar los residuos

“Tenemos empresas que alquilan máquinas para enchufar al grifo y puedes coger botellas reutilizables, que tambiém se pueden entregar como recuerdo del congreso”, puntualiza Alberto Gómez. Esa es una de las claves para minimizar los residuos, ya que evita tirar botellas de plástico.

También aboga por no utilizar las máquinas de café de cápsulas: “Ahora es muy frecuente que vas a un coffee break te pongan cuatro o cinco máquinas de estas. Eso no está bien, por mucho que sean reciclables. Una cápsula no la va a coger nadie, salvo que sean biodegradables y se puedan tirar al contenedor orgánico”.

“Una cápsula de café no la va a reciclar nadie, salvo que sean biodegradables”

Otra de las claves para minimizar los residuos es seleccionar bien el espacio e implantar sistemas de gestión en aquellos en los que sea posible para facilitar que los asistentes puedan separar y reciclar.

5. Pensar en el objetivo social del evento

Además de la parte medioambiental, una de las claves en el mundo de los eventos es colaborar con colectivos en riesgo de exclusión social de la zona donde este se desarrolla. Puede contratar personas que proceden de colectivos en riesgo de exclusión laboral social.

“Es una forma de dar oportunidades a todos y cumplir con un Objetivo de Naciones Unidas, que es luchar contra la pobreza y las desigualdades y, además, permite utilizar el evento como un factor de cambio social”, subraya el responsable de Eventsost.

“Por ejemplo, si vas a entregar un regalito, te vas a un centro integral de empleo donde trabajan personas con algún tipo de exclusión social y les encargas un pequeño souvenir para poder entregarles”.

6. Generar sinergias a nivel local

El congreso tiene que encargarse de generar un beneficio económico en el lugar donde se hace: “Si hago un congreso en Santiago, los proveedores tienen que ser de allí”.

Lo mismo debe ocurrir en lo gastronómico y es que, otra de las claves que apunta el responsable de Eventsost es que el evento debe servir para la promoción de los productos locales y de temporada.

7. Apostar por el transporte menos contaminante, “cuando sea posible”

“No es lo mismo decir que apueste por el tren a un japonés, donde tienen redes de Alta Velocidad para ir prácticamente a cualquier lugar, que hacerlo en otros países como Chile, un país muy montañoso, en el que si no fuese en avión, no podrías ir a determinados congresos”, señala Alberto González.

En el ámbito nacional, el coordinador de Eventsost aboga por “buscar un compromiso entre el esfuerzo que una persona dedica a desplazarse para un congreso y el tiempo que va a emplear allí” y señala que “no puedes tener a una persona con una agenda comprometida 6 horas en un coche o un tren para un desplazamiento que podría hacer en 50 minutos en un avión”. Eso sí, “siempre que se pueda y haya opciones”, lo mejor es optar por la más ecológica.

8. Favorecer el ahorro energético

En un congreso se puede apostar por el ahorro energético, por ejemplo, haciendo uso de las tecnologías LED. “Hasta los cañones de proyección se están sustituyendo por pantallas LED, aunque no siempre es asumible”, apunta.

9. Apostar por productos “amigables con el medio ambiente”

Un tema fundamental a tener en cuenta son los materiales empleados para fabricar el mobiliario del evento. Es recomendable, según el coordinador de Eventsost, utilizar lonas sin PVC, ya que “hay otros materiales que emplean otro tipo de compuestos más amigables con el medio ambiente”. Señaléctica elaborada con nido de abeja (material elaborado con fibra vegetal) o el uso de tintas ecológicas, son algunos ejemplos.

10. Ahorrar materiales

“Alquilar el mobiliario en vez de fabricarlo ad hoc” es uno de los consejos de Alberto Gómez. Este experto en sostenibilidad también apuesta por evitar entregar folletos y documentos: “Ahora ya tenemos móviles y tablets que nos permiten evitar ese tipo de entregas”.

El origen y el futuro

Además de aportar las 10 claves para crear un evento sostenible, Alberto Gómez apunta que en el 2020 ya están notando un repunte en la apuesta por la sostenibilidad en los congresos, “que van un poco más despacio con este tema”. Sin embargo, en el mundo corporativo (eventos de marketings y convenciones) esta concienciación llegó antes.

“A partir de 2013 o 2014 empezaron a aparecer empresas líderes que marcaron el ritmo de otras”, indica el responsable de Evensost, que recuerda que “la sostenibilidad comenzó a ser objeto de numerosas publicaciones cuando Vitoria obtuvo el reconocimiento de “European Green Capital“, en 2012.